辦公區相對于其他外部區域,尤其是單位以外的區域而言,封閉性和安全性更強。但這種安全性和封閉性并不是絕對的,尤其是那些與外部人員經常接觸的部門。個別工作人員放松了保密弦,按照保密管理要求進行嚴格管理,使之處于失控狀態。我們對于辦公區保密工作,不能放松警惕。因此如何保持辦公區域涉密安全,我們要做到以下幾點。

一是禁止非工作人員進入。大門是保護辦公區域安全的第一道屏障,可以防范非工作人員進入工作區后產生的物理風險。我們在進出大門時應觀察是否有人尾隨;對不能自動閉合的大門應注意隨手關門;非工作人員進入工作區需登記并由工作人員全程陪同。離開辦公室時做到“關門、閉窗、鎖柜”;

二是保證內部會議安全。在內部會議召開的過程中,會議組織者應確認在場參會人員身份,員工也應警惕身邊是否有可疑或陌生人員,特別是在進行人數較多的大型會議時。一旦有非參會人員混入,就可能造成信息泄露,從而導致危害性后果。會議組織者應現場確認參會者身份;召開重要會議時,應選擇隔音、封閉的會議室;會前叮囑參會人員保密事項;會后整理會場,確保不遺留資料,并擦除信息。

三是對計算機屏幕保護。在單位中,不同崗位的工作內容、工作性質不同,有權限接觸到的信息也各不相同,一些信息在公開披露前需要保密。因此,離開電腦前,應鎖定屏幕,否則就存在被他人看到文件內容、拷走資料等風險。如果長時間離開,建議將電腦關閉;離開電腦前應使用 Win+L 快捷鍵鎖屏;設置屏保自動啟動:右擊桌面,選擇個性化-鎖屏界面-屏幕保護程序設置,選擇屏保程序并設置等待時間(建議控制在10分鐘以內),同時勾選“在恢復時顯示登錄屏幕”。

四是避免桌面安全隱患。一旦別有用心者混入辦公區域,桌面就成為他們的首要“狩獵”目標。在其找到目標文件或重要物品后,會對其進行拍照、復制、竊取。日常工作中,應及時將重要文件放入帶鎖的抽屜或柜子里;不要在桌面上放置重要文件、存儲重要文件的設備、門禁卡、鑰匙、寫有密碼的便簽等物品。

五是避免竊聽風險。隨著科技的發展,目前的竊聽裝置已經能夠做得非常小。在一些需要保密的重要場所,應該注意防范竊聽風險。如有需要,可以選購專業的防竊聽檢測裝置,在重要場所對各個隱蔽位置進行排查,檢測電磁波信號或電子設備是否存在,判斷是否存在竊聽風險。(于文晶)